交通費精算システムで訂正を行う

会社から交通定期券が支給される場合、その区間については別途お金を払うことなく何度も利用できます。通勤以外でもプライベートでも利用することがあるでしょう。一方で、会社の仕事においてその区間を使ったときにどうするかです。定期 […]

会社から交通定期券が支給される場合、その区間については別途お金を払うことなく何度も利用できます。通勤以外でもプライベートでも利用することがあるでしょう。一方で、会社の仕事においてその区間を使ったときにどうするかです。定期券を使えば新たに支出する必要がありません。このことは会社の方も知っていることです。交通費精算システムを使うとほとんど間違いは発生しません。発生する場合として、定期券と同じ経路を申請してしまうケースです。このようなときは経理部などがチェックを行って、修正を行う場合があります。勝手にマイナスすることはなく、経理部の誰が訂正したかなどが記録された上で処理がされることになります。紙と違ってシステム上でデータが操作されると誰が行ったかわからない場合があります。承認の仕組みが充実しているものを使うようにします。

交通費精算を紙で行うと記録として残しやすい

経理部は経理処理をするときに証憑を元に行います。外部から商品を購入したりした時は領収書であったり契約書などになります。通常は必要ありませんが、税務調査などでは逍遥を元に記帳がされているかどうかを確認されることがあります。外部から購入したものだけでなく、内部の書類についても保存をしなければならないとされます。交通費精算を紙で行う場合には、精算書については経理書類として一定期間の保存が求められます。単に保存をすればいいだけでなく、誰が書類を作成したか、その書類のチェックを誰が行ったかについても記録しておかないとされます。作成者、作成者の上司、経理部などの承認印があって初めて正式な書類になります。それを元に経理の仕訳が行われていれば経理上の問題はないとされます。社員に支払う部分になるので、厳しい管理が求められます。

交通費精算でシステムを使うときの承認

パソコンを使ったりネットワークを使うと業務が効率化します。でも何も考えずに全てシステム化、ネットワークすればいいわけではありません。パソコンを使う場合、必ずしもその人がその機械を使うとは限りません。別の人がログインして使うこともあります。そのようなことがないようにパスワードなどによって誰が操作をしたかをチェックできるようにしています。交通費精算をネットワーク上で行うことも多くなっています。まず申請者が上司に申請をして、それを上司が承認します。上司のところに申請が来たときに問題がなければ承認のチェックを入れます。ログイン情報を元にチェックがなされれば経理部に情報が行きます。各データには申請者と承認者のチェックがされていて、最後に経理部のチェックが入ってデータ保存されます。第三者にデータをチェックしてもらう時にはそれぞれにチェックが入っているかどうかが見られます。

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