自分の職場の交通費精算について

最近は出張に行く機会がめっきり減ってしまいましたが、交通費精算の仕組みもずいぶん変わりました。以前は、かなり旅費清算の方法が割とアバウトでした。飛行機代や電車代については、早割料金や宿泊するホテルとのパック料金で、かなり […]

最近は出張に行く機会がめっきり減ってしまいましたが、交通費精算の仕組みもずいぶん変わりました。以前は、かなり旅費清算の方法が割とアバウトでした。飛行機代や電車代については、早割料金や宿泊するホテルとのパック料金で、かなり割安な料金になっていますが、通常の料金で旅費が支給されます。ですので、安くチケットを手配できた人は、その差額を儲けることができました。現在は、旅行業者と提携してチケットが手配されます。出張が決まったら、旅費システムに入力すると、そのデータが旅行業者にも送られ、交通費はもちろん、ホテルの手配までしてくれます。実際のところ、出張先が所在する市までしか旅費はでず、市内での電車代やバス代は日当で賄わないといけません。また、お土産も買って帰らないといけませんが、そのお金もけっこうかかりますので、以前のシステムがよかった部分もあります。

企業に交通費精算する専用の人を雇う

企業にとって、従業員の仕事での交通費は基本的に支払うようにしないと従業員の負担がかなり増えてしまいますのでかなり従業員が不満をだしてしまいます。しかし、きちんと仕事関係の交通費を支給する事によって安心して従業員も出張などいけますので助かります。そこで、一人一人が交通費精算をしていきますと仕事の負担が大きくなってきます。精算する時には基本的にパソコンを使用した事務処理になってきます。そこで交通費精算する専用の人を雇う事も大事になってきます。そうする事で、仕事で交通費を使用した人は、どれくらいの交通費を利用したのかを専門の人に伝えるだけで、専門の人が事務処理をしてくれますので楽になります。出張した人がすぐに他の仕事に取り掛かる事ができます。そのためにも、交通費を使用した人は自分がどれくらい使用したのかをメモをとったりする事が大事です。

交通費精算を紙で行うときの修正方法

学生時代に何かを書くとき、鉛筆を使うことが多かったです。間違えれば消しゴムで消せました。学生時代でも大学の定期テストや卒業論文になってくると鉛筆ではなくボールペンや万年筆を使わないといけない場合がありました。勝手に修正をすると問題が起こるからです。会社の書類もほとんどがボールペンで、修正時は訂正印を押したりします。交通費精算の書類作成でも鉛筆書きは許されません。また修正を修正液を使って行うこともできません。場合によっては税務調査されることもあるので、正式な書類の訂正方法が求められます。斜線で誤り部分を消してその上に訂正印を押し正しい表記をするようにします。間違いが多い場合は最初から作成しなおしたほうが早くなるかもしれません。自分自身で作成するときに行うのが主ですが、経理部などが金額の訂正をすることもあります。

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